Reunión de sprint por chat

Las reuniones son una de las principales herramientas de un equipo de trabajo. Pueden ser de gran ayuda o pueden ser una fuente de dolor. Hoy les cuento sobre una forma de tener reuniones sincrónicas basadas en un chat de texto.

Cómo funciona

La reunión es sincrónica en una herramienta de chat de texto, como Slack. La persona responsable de la reunión (normalmente la persona líder del equipo) comparte la fecha y la hora y la genera con una aplicación de calendario que permite a la gente “aceptar”, “rechazar” o indicar “tal vez”.

Cada reunión tiene una agenda que se comparte el día anterior. En esta agenda, cada punto tiene un tiempo acotado para discutirse y el nombre del maestro de la reunión (meeting master) (que puede cambiar de una reunión a otra). También compartimos las reglas de la reunión y los objetivos como mensaje en la plataforma. Por ejemplo:

Reglas - los temas tienen limite de tiempo para su discusión - evitar discusiones largas - retomar los temas complejos bilateralmente o en grupos

Objetivos - Revisar lo hecho hasta ahora, decidir cómo seguir adelante - crear paquetes de trabajo/temas para las próximas dos semanas y asignar quién puede hacer qué hasta la próxima reunión (en la medida de lo posible)

Durante la reunión

Inicio

La persona responsable de la reunión saluda escribiendo un mensaje como “Hola, vamos a iniciar la reunión " y pide que reaccione con su emoji favorito al texto del “Hola” para saber quién está en la reunión.

Desarrollo de la reunión

El primer punto del orden del día es siempre “puntos complicados” Ejemplo:

Puntos complicados (5 minutos) ¿Hay algo que te gustaría compartir/discutir? Arreglemos las cosas fáciles enseguida y las más complicadas después del sprint.

La persona responsable de la reunión escribe el nombre del tema, cuánto tiempo tenemos para discutirlo y especifica cuando termina. La discusión ocurre en el hilo de ese primer mensaje. Si la discusión termina antes del tiempo, la persona responsable de moderar la reunión indica (en el hilo) que pasemos al siguiente tema. Fuera del hilo se escribe un nuevo mensaje con el nombre del siguiente tema, la duración de la discusión, y algún texto como “vamos a discutir xxx durante xx minutos hasta las xx:xx”. Por ejemplo:

Tema 2 (10 minutos) Estado actual, lo que ha sucedido desde la semana pasada (o la última reunión, o el último mes o el último sprint)

_punto 1_
_punto .._
_punto n_

Próximas tareas:

_tarea 1_
_tarea n_

A veces, un tema es dirigido por una persona que no es la responsable de moderar la reunión. En ese caso, la persona responsable de la reunión menciona quién es la persona que dirige este tema. Esto suele ocurrir cuando una persona es responsable de una actividad o tiene más información que quien modera sobre ese punto.

Todos estos datos compartidos durante la reunión en la plataforma están también en la agenda.

Durante la reunión la gente puede ir y venir a los diferentes hilos de cada tema y puede comentar. Esta posibilidad es muy útil para las personas que se incorporan tarde a la reunión.

Al final de la reunión

La persona que modera la reunión hace un resumen de las decisiones. Los puntos/decisiones centrales suelen ir a los temas correspondientes en GitLab/Github, para hacer un seguimiento fuera de la reunión por chat. El resumen tiene el siguiente aspecto:

Resumen de la reunión:

_Puntos centrales: decisión, tarea, responsables._
Tema 1: decisión, tarea, responsables.
Tema 2: decisión, tarea, responsables.

Consideraciones

He participado en este tipo de reuniones con grupos de entre 6 y 20 personas. Algunos equipos son estables y las personas se conocen entre sí. Otros equipos es la primera vez que trabajan juntos. En algunos equipos las herramientas como Slack eran nuevas, en otros equipos utilizan este tipo de plataforma regularmente. Asi que, algunos pros y contras de este tipo de reuniones.

Pros:

• La discusión está ahí para la gente que no puede unirse y el resto de los grupos que trabajan en el proyecto.
• Es más fácil participar que en una reunión sincrónica de Zoom (especialmente si tienes tareas de cuidado, mala conexión a Internet o aún no dominas el idioma que se utiliza en la discusión).
• Los tiempos se respetan más que en una videoconferencia.
• La discusión es ordenada.

Contras:

• Hay que prestar atención a las opiniones o consultas posteriores a la reunión de las personas que no pudieron unirse de forma sincrónica.
• Hay que ser escribir y leer rápido.
• Las decisiones más difíciles se acaban tomando en las reuniones sincrónicas por videoconferencia (hay una necesidad de estar cara a cara para esas decisiones)

Dónde aprender más

Si este material le ha resultado útil, hay más cosas que aprender escritas por personas que saben mucho más que yo sobre este tema.

A lo largo de los años he visto muchas formas diferentes de dirigir una reunión y Greg Wilson ha dado una de mis charlas favoritas sobre reuniones eficaces. También ha escrito sobre el tema en este capítulo del libro Teaching Tech Together. El libro The Discussion Book también ofrece 50 maneras de hacer que la gente hable.

En una de las instituciones en las que trabajo, se bromea diciendo que la institución es en realidad una gran reunión permanente. Celebrar reuniones eficientes puede ser un reto, pero merece la pena intentarlo.

¿Qué tipo de reuniones tenes vos?