Proyecto 4 - Eventos de la comunidad

La gestión y desarrollo de programas son otro conjunto de actividades principales de una Community Manager. La programación, en este contexto, es la combinación de actividades en una comunidad que ayuda a los miembros a realizar juntos el propósito de la comunidad.

En este blog post, comparto mi trabajo organizando eventos para rOpenSci.

Llamadas con la comunidad

Las llamadas o juntadas con la comunidad son uno de los tipos de eventos tradicionales de rOpenSci. Las organizamos regularmente en línea y tienen una hora de duración, gratuitas y abiertas, para debatir y aprender sobre intereses compartidos. Cada evento cuenta con entre dos y cinco ponentes, una persona que modera y entre 20 y 40 minutos de tiempo para preguntas y respuestas. Utilizamos la toma de notas colaborativa, lo que permite a quienes participantes compartir ideas o recursos y hacer y contestar preguntas. Todas las convocatorias se graban y están disponibles en línea. Añadimos subtítulos y transcripciones y publicamos todo el material en nuestra página web.

El objetivo principal de estas convocatorias es reforzar las conexiones entre los integrantes de la comunidad rOpenSci. También informan a a la gente sobre temas técnicos y sociales, acercar a diferentes partes interesadas perspectivas a la luz y identificar las necesidades no satisfechas sobre un tema.

En general, las convocatorias de rOpenSci atraen a una audiencia global de usuarios y desarrolladores de R, con representación de los ámbitos académico, gubernamental, organizaciones sin fines de lucro e industrial. Desde su inicio, rOpenSci ha organizado 40 de estas conversaciones con la comunidad con 96 disertantes diferentes y han asistido más de 900 personas de más de 50 países.

Las Llamadas de la Comunidad son realmente atractivas. La gente participa hablando y escribiendo. Los documentos colaborativos se convierten en fantásticos recursos con preguntas y respuestas de quienes exponen y del resto de las personas que participan.

Cómo las organizamos

Utilizamos un repositorio público en GitHub para el recabar ideas mediante issues donde las personas pueden comentar o votar utilizando emojis. Utilizamos etiquetas para anotar el estado de los issues y ayudar a participar en el debate. El proceso participativo me ayuda a priorizar los temas y a recibir aportes y sugerencias sobre posibles disertantes.

También utilizo issues en un repositorio privado para organizarlas. Creo los issues con una plantilla que genera una completa y detallada checklist con 71 ¡puntos! Esta lista de control enumera todos los pasos necesarios para organizar la convocatoria comunitaria e incluye enlaces a todos los materiales necesarios, como la plantilla del documento compartido para la reunión, la diapositiva de presentación y ejemplos de publicaciones en las redes sociales.

Fases de la organización

Tras seleccionar un tema del repositorio público, me pongo en contacto con 1 ó 3 personas para que sean disertantes y una persona para que modere y colaboramos para seleccionar el tema, el título, el público objetivo y ultimar otros detalles.

Lo siguiente es la fase de preparación. Seleccionamos una fecha y una hora que convengan tanto a los ponentes y al público objetivo, evitando franjas horarias que entren en conflicto con las comunidades amigas. La comunicación comienza anunciando un “reserva la fecha” en las redes sociales y anunciando el evento a través de varias plataformas, como la Comunidad Posit, la lista de discusión de The Carpentries, y varios Slacks, como R-Ladies y NumFOCUS. Es el momento de organizar una reunión en Zoom utilizando una plantilla para este tipo de evento y crear una página del evento en la que se detallen las biografías de quienes daran las charlas, el acceso al evento y los recursos relacionados en nuestro sitio web.

Una semana antes del evento, creamos un documento de Google para que quienes asisten lo usen para tomar notas compartidas y preguntar y contestar de forma colaborativa. Tambien edito el texto de introducción y la diapositiva de introducción para incluir la información de los disertantes, el orden del día y los enlaces a estos documentos. Además, preparo las publicaciones en las redes sociales para el día del evento y un post recordatorio una hora antes.

Facilito el evento con el apoyo de Steffi LaZerte: ¡esta es la parte más divertida del proceso!

Después de la convocatoria, documento la asistencia y otros detalles. También subo y edito el vídeo, los subtítulos y la transcripción para ponerlos a disposición del público en Vimeo y en nuestro página web. También anuncié en las redes sociales que los recursos estaban disponibles.

He organizado diez convocatorias comunitarias, incluidas ¡ la primera en español y la primera en portugués !

Organizar una convocatoria comunitaria con éxito requiere mucho tiempo y trabajo, pero es una de las actividades de rOpenSci que más disfrutan nuestros miembros.

Sesión de trabajo en equipo

Una sesión de trabajo en equipo o co-trabajo fue el evento que utilicé para presentarme a la comunidad, y fue una de las primeras actividades en las que tuve la oportunidad de proponer pequeños ajustes.

Nuestras sesiones de coworking se celebran generalmente el primer martes de cada mes, rotando por diferentes zonas horarias (América del Pacífico a las 9h, Australia Occidental a las 9h, y Central Europea a las 14h). También son gratuitas y abiertas. Nos reunimos en Zoom durante dos horas con presentaciones, seguidas de dos sesiones de coworking de 40 minutos con una mini pausa y búsqueda del tesoro en medio. La gente puede trabajar en una “sala ruidosa” donde la persona que es anfitrión compartirá y responderá preguntas sobre el tema de la reunión. La otra opción es trabajar en una “sala silenciosa”, donde la gente está en silencio, posiblemente con su camara apagada tambien y trabajando en sus actividades. La gente se une desde todo el mundo, y generalmente tenemos entre 7 y 14 personas por sesión.

Steffi LaZerte organiza y dirige estos eventos. Mi principal contribución a este tipo de evento fueron sugerencias sobre recursos y formato, por ejemplo:

• Convertir las reuniones en eventos temáticos elegidos por los anfitriones de la comunidad. De este modo, la gente puede venir a charlar sobre el tema. Por ejemplo, mi primer coworking fue “Enseñar con R”.

• Tener un documento compartido preformateado con rompe hielos donde la gente pueda compartir recursos, hacer preguntas, proponer temas futuros o proponerse para ser anfitriona.

• Hacer una pausa explícita en la que la gente pueda ir a hacer otra cosa sin preocuparse de perderse la conversación.

• Crear un espacio para estas sesiones en nuestra página web.

Ayudo a Steffi sugiriendo personas que puedan ser anfitriones para diferentes zonas horarias, soy la facilitadora cuando Steffi es la anfitriona, y tambien ayudo comunicando el evento en diferentes plataformas.

Asisto a las sesiones para avanzar en mi trabajo de rOpenSci. :-)

Seminarios web

También son eventos en línea, gratuitos y abiertos. Es un nuevo tipo de evento. Una persona que es parte de rOpenSci los organiza con mi apoyo. Ya realizamos tres.

Una de las características más agradables es que la lengua principal del evento es la lengua materna del anfitrión. Ya tuvimos semiarios en español, portugués y turco. También organizamos estos eventos con otras comunidades o instituciones, como Código Abierto Angola y la Universidad Boğaziçi (Turquía).

Los temas son variados. Por ejemplo, Carolina Pradier organizó un seminario web para presentar novedades sobre el paquete eph R tras su trabajo en el Programa de Campeones rOpenSci, y tres usuarios del paquete compartieron cómo lo utilizan. Luego, Pedro Faria, de Brasil, y Antonio Pedro, de Angola, organizaron un evento para debatir cómo contribuir a la traducción al portugués de la Guía de Desarrollo de rOpenSci. Finalmente, Cagri, con Liz Hare, organizó un evento sobre uso y aprendizaje de R con lectores de pantalla.

Las fases de organización son similares a las de la Llamada de la comunidad, pero los miembros de rOpenSci que organizan el evento se encargan de algunas tareas. También compartimos la grabación y los materiales en nuestro canal de Vimeo y en nuestra página web de eventos.

Conferencias

Llevo muchos años organizando conferencias. Desde que me uní a rOpenSci, he formado parte del comité científico del Congreso de Agroinformática 2022, Nerderala 2023 y 2024 (Argentina y México) y fui jurado del concurso nacional “Contar con Datos”. También estuve en el equipo organizador de siete conferencias.

• useR! 2022 (en línea) Fui la chair del comite del programa. Me encargué de organizar todos los tutoriales, que tuvieron su convocatoria, revisión, selección y agenda. También ayudé con la comunicación en español del evento, la composición del comité científico y el comite organizador, la selección de ponentes, el contacto con patrocinadores, y solicitando subvenciones para la conferencia. Me encargué de crear el canal de YouTube de la conferencia y de subir todos los vídeos de esa edición. También moderé sesiones y ayudé a recopilar las estadísticas de esa edición para mantener la ¡useR! Infoboard al día. Tenemos unos 2000 asistentes.

• LatinR versión en línea para 2022 y 2024 y el presencial LatinR 2023: Fui presidenta de todas estas excelentes tres ediciones. Como siempre tuvimos charlas y talleres en español, inglés y portugués. Todo el trabajo es 100% voluntario. Es realmente una conferencia por y para la comunidad latinoamericana. La versión online cuenta con unos 1000 inscritos, y la versión presencial con unos 300 participantes. Durante 2024 también organizamos nuestro primer Traslatón (Hackatón + Traducción) para traducir la Guia de desarrollo de rOpenSci al portugués.

• CSV,Conf,v7 y CSC,Conf,V8 ambas en persona: Para la edición de 2024, revisé las propuestas y ayudé a organizar el Taller de The Carpentries. También incluí a R-Ladies Puebla en el comité de organización para que pudieran organizar un Meetup de R-Ladies durante la conferencia. Para la edición de 2023, me involucré más porque fue en Buenos Aires. También revisé propuestas y me encargué de las solicitudes de visa. Ayudé a organizar talleres de The Carpentries durante la conferencia y con la formación del Equipo del Codigo de Conducta, busque patrocinadores, realicé las diapositivas de presentación, atendí el mostrador de inscripción y moderé algunas sesiones.

• Conferencia Appsilon Shiny 2022 Conferencia: Estuve en el comité organizador, asesorando sobre las plataformas de la conferencia, accesibilidad, contenido multilingüe y posibles ponentes.

Formación y reuniones del Programa Campeones

En Programa de Campeones rOpenSci tiene una primera fase de formación relacionada con buenas prácticas en el desarrollo de paquetes R, gestión de comunidades y tutoría.

El principal reto es organizar a más de 20 personas en zonas horarias separadas por más de 16 horas. El programa también tiene reuniones de cohorte y de inicio. Durante el segundo año, añadimos reuniones semanales informales y opcionales que duran dos horas. En estos dos años, organicé 13 talleres, que duraban de 1 a 3 horas, 15 reuniones, y 24 sesiones, que duraban de 1 a 2 horas.

Algunas de las herramientas que utilizo para organizar estos eventos son:

• Google Calendar para consultar la agenda completa del programa, programar y enviar recordatorios.
• Calendly: puedes enlazar tu calendario con Calendly y proporcionar un enlace a otras personas para que elijan un día y una hora en tu agenda. Es gratuito sólo para un tipo de evento. También proporciona un piscina accesible para lectores de pantalla. Tiene un límite de 40 plazas.
• Fecha y hora: para comprobar las zonas horarias y calcular fechas y horas.
• Compañero de la Hora Mundial: para consultar husos horarios y calcular fechas y horas.

Lecciones aprendidas

Organizar eventos, ya sean en línea o presenciales, requiere una planificación cuidadosa y atención a los detalles.

Aspectos clave de la organización de actos

Cuatro aspectos clave que considero esenciales para el éxito de los actos son planificar, promoción, participación y feedback.

Una eficaz planificación implica seleccionar la fecha, la hora, los ponentes y el formato adecuados que se ajuste a las necesidades y expectativas de las personas de nuestra comunidad.

La promoción es crucial para llegar a nuestro público con tiempo, lo que requiere una difusión específica a través del lenguaje humano correspondiente y plataformas como las redes sociales, los foros y los boletines informativos.

La participación durante y después del evento, mediante el uso de herramientas y materiales accesibles, la toma de notas compartida, sesiones interactivas de preguntas y respuestas, un código de conducta y contenidos de seguimiento, garantiza que los participantes se sientan seguros, permanezcan conectados y que el evento tenga un impacto duradero.

Por último, pedir feedback en cada evento y utilizando esa información es esencial para aprender y mejorar.

Agradecimientos

Quiero dar las gracias a todos los ponentes, moderadores, anfitriones, instructores y participantes por su disposición a compartir sus conocimientos con los demás.